2026年4月7日 合説開催1か月前・2週間前・1週間前の準備チェックリスト
目次
- はじめに｜合同説明会は直前準備で成果が変わる
- 開催1か月前にやることチェックリスト
- 開催2週間前にやることチェックリスト
- 開催1週間前にやることチェックリスト
- まとめ｜開催1か月前から逆算して合同説明会を準備しよう
はじめに｜合同説明会は直前準備で成果が変わる
就職活動において、学生にとっても、企業にとっても有益な採用イベント、合同説明会。
いかに多くの学生に自社について知ってもらえるか、興味を持ってもらえるかが非常に大切です。
では、どうすれば学生の興味を引くブースになるのか。それは、「いかに合同説明会直前の準備に力を入れられるか」が鍵になっていきます。
今回は、合同説明会の直前準備の重要性や、1か月前・２週間前・１週間前それぞれの動きについて詳しく解説していきます。
なぜ開催前の段取りが重要なのか
合同説明会は、第一印象で学生の心を掴まなければなりません。そのため、「分かりやすさ・近づきやすさ・印象に残るか」が鍵となります。
当日しっかりと装飾がされたブースを用意し、配布物、イベントの流れまで丁寧に準備した企業ほど、学生からの第一印象は良く、「良い会社」という印象を受けます。
そのため、合同説明会後、いかに学生に思い出してもらえるかが非常に大切です。
例として、配布物に採用フローに繋がるQRコードや、合同説明会に参加した人限定の採用フローへ進めるURL・情報を掲載すると合同説明会に参加をした学生のメリットが出てきます。
説明して終わり、渡して終わりにならないような仕組みを作りましょう。
また、在庫数・配布目標・QR動作確認などを事前に数値、手順で決めておくと、当日の迷いが減ったり、学生とスムーズに会話が始めやすい環境になります。
設置や片付けの流れ・準備段階まで確認しておくと、当日のトラブル防止にも繋がりますよ。
合同説明会準備で起こりやすい抜け漏れ
合同説明会に参加する企業が陥りやすい抜け漏れとして、「参加をすれば成果が上がる」という間違った認識です。合同説明会に参加する前は参加することに意味があると思われがちですが、参加することの目的や、その後のフローに繋げる準備を整えることが最も重要です。
目的設計が曖昧なまま進んでしまうと、誰に来てほしいのかが決まらず、デザインや伝える内容に一貫性がなくなってしまいます。「ブランドカラー・ロゴ・メッセージ」を目立たせ、何をしている会社なのかが分かるようにしましょう。
合同説明会に参加する目的のほか、どんな学生を採用したいのかを明確にターゲティングすることでより有意義なイベント参加になります。
下記、合同説明会準備で抜けやすい事例をチェックリストとして紹介します。
・装飾アイテムを減らしすぎて、ブースがスカスカに見える
・装飾アイテムを詰め込みすぎて、スペース不足で見づらい・入りづらい配置になる
・入口や通路側の導線設計がなく、学生が声をかけづらい空間になっている
・スタッフの立ち位置や役割分担が決まっておらず、接客が受け身になる
・配布物の在庫数、配布目標、当日の使用ルールが未整理
・QRコードや申込導線の動作確認が不足し、読み取りづらさで離脱が起きる
・声かけ文や説明の流れが統一されず、担当者ごとに伝え方が変わる
・パンフレットやノベルティを配るだけで、説明会後のフォロー導線がない
・安全面や会場ルールの確認が漏れ、防炎対応や必要書類確認が後回しになる
・設置手順・片付け手順の確認不足で、当日にバタつく
・事後の振り返り項目を決めておらず、次回改善につながらない
開催1か月前にやることチェックリスト
ここからは、開催1か月前にやることを8項目別に詳しくご紹介していきます。
別記事の「合説出展が決まったら最初の7日でやること」と少し被る部分もあるかと思いますが、早めに準備することについて見ていきましょう。
出展目的と目標を明確にする
合同説明会への出展が決まったら、初動の7日でやるべき、「軸決め」があります。イベント開催の1か月前になったら、以前決めた軸をベースに、より具体的に詳細を詰めていきましょう。
具体的に、「イベントで達成したい目標（具体的な数値目標まで）・合同説明会終了後に学生に求める段階・ブースに来てくれた学生に伝えたいことを一言で伝える」が挙げられます。
特に、当日の着席数、資料配布数、QR読み取り数、エントリー数、などの数値目標を決めておくと、数値ベースで参加意義が見られるのでおすすめです。
合説への参加が決まったら、最初の7日でやるべきことについてまとめた記事はコチラ！
社内の担当者と役割分担を決める
合同説明会準備期間は、当日も含めて、担当決めをしておくとスムーズです。ブース装飾の手配担当、イベントの進行担当や管理者について細かく決めておきましょう。
例として、
・ブース装飾の手配担当
・配布物の制作担当
・当日の呼び込み担当
・イベント進行担当
など、細かく担当を分けると、当日までの準備を含め、誰が担当か分からないことによる準備漏れやトラブルの防止に繋がります。
また、外部への依頼や連絡がある場合は、窓口を1本化させ、スムーズに連携が取れるようにしましょう。
ブースサイズ・会場ルールを確認する
合同説明会に参加する前の準備として、ブースサイズや会場ルールの確認も怠らないようにしましょう。
こちらに関しては、1か月前というよりも、合同説明会への参加が決まったらすぐに確認することをおすすめします。
理由として、ブースの大きさや会場のルールが分からないことには、装飾アイテムを確定させるのが難しいからです。また、準備漏れが原因で、せっかく準備したものが当日使えないといった事態を防ぐためにも、早めの確認を心がけるようにしましょう。
プレゼン資料・説明内容の方向性を固める
合同説明会で使用する資料内容、説明の内容の方向性を固めましょう。
ポイントは、会社説明会で「何を最優先で伝えるかを決める」ということです。
学生が知りたいことと企業が伝えたいことのズレを減らすことで、双方にとって有意義な時間になります。
「どんな人が働いているか・どんな空気感か」が伝わるような内容を入れ込みましょう。情報を詰め込みすぎず、短時間で印象に残るようなフレーズ・構成作りを意識してください。
特に、他社にはない言い回しやキャッチーで頭に残りやすい内容をブランディングとして作り込むと◎です。
パンフレット・チラシなど配布物の準備を始める
配布物は早めに構成を決め、制作に着手するようにしましょう。
配布物は、配るだけが目的ではありません。1日で沢山のブースを回った学生が自社を思い出すためのきっかけになります。
そのため、デザインや内容は、日頃使用している営業用の配布物ではなく、合同説明会用に作り替えるようにしましょう。
ブース装飾の雰囲気と配布物のデザイントーンを合わせ、全体的な統一感を出すようにするのがおすすめです。
合同説明会後に採用フローに進んで欲しい場合は、配布物の裏にQRコードを載せたり、専用のURLを掲載するようにしましょう。
後で見返したくなるような、工夫を取り入れてみてください。
ノベルティを用意するか検討する
ノベルティは、配布物同様、企業想起や応募行動に繋げるためのツールとして有効なアイテムですので、予算に余裕がある場合は、ぜひ検討してみてください。
ノベルティアイテムの選び方として、実用性があるものは、日常的に使ってもらいやすく、日頃目にする回数が増え、結果として採用フローに結びつきやすくなります。
また、合同説明会参加者全員に渡すアイテムと、特別特典として何かアクションをくれた人のみに渡すアイテムで分けるのも良いでしょう。
SNS拡散や、話題性がある要素を入れ込むと、より多くの学生の目に留まりやすくなります。
【ノベルティ例】
・クリアファイルやボールペンなどの文具アイテム
・エコバッグ
・うちわ など
ブース装飾の予算感を決める
合同説明会全体に掛けられる予算、ブース装飾に掛けられる予算を出しましょう。特に、ブース装飾に掛けられる予算を決定すると、どこにお金を掛けるべきかの判断がつきやすくなります。
テーブルクロス、タペストリー、イスカバーなどの制作を依頼する場合、デザインや金額の上限が決まっていると、見積依頼がしやすくなります。
できるだけ、遠くから見える壁面装飾やバナーにはコストをかけ、その他の装飾は手作りアイテムを入れたり社内にあるアイテムをうまく使いながらブース装飾をするようにしましょう。
ロゴ・写真・ブランド素材を整理する
合同説明会で使用するロゴ・写真・ブランド素材は、最新版を使うようにしましょう。特に、写真に関しては、数年前のものを使ったり、退職済み社員の写真を使うのは控えるようにしてください。
また、採用パンフレットや既存ツールに使っているブランド素材をまとめておくと、外部に装飾アイテム・配布物作成の依頼をする際に便利です。
使用する素材は、できるだけ会社の雰囲気に合うもの、統一感があるものを選びましょう。
開催2週間前にやることチェックリスト
ここからは、合同説明会開催2週間前にやることを7項目別に詳しくご紹介していきます。
より具体的に解説していきますので、チェックしてください。
ブース装飾のデザインとレイアウトを固める
ブース装飾のデザインを決めるときは、「どんな学生に来てほしいか」を明確にして、ターゲットに合せたブースの世界観を作るようにしましょう。企業カラー・フォント・写真・コピーなど諸々のトーンを合せると、統一感がある見た目になりますよ。
学生は、説明内容よりも、第一印象すなわち「見た目」で判断をしやすいため、一目でどんな会社かが分かるようなブースにしてください。
ただし、情報は詰め込みすぎず、色数や要素は絞って見やすいデザインを心がけましょう。
「ブース＝会社の縮図」と捉え、雰囲気や価値観が視覚で伝わるように設計するのがポイントです。全体的な明るさ、親しみやすさ、信頼感のバランスを意識して近寄りやすい印象を演出しましょう。
必要な装飾アイテムを確定する
最低限揃えたい基本アイテムは、「テーブルクロス・椅子カバー・タペストリー」3点です。加えて、予算に余裕があれば、遠方から見てもどんな会社かが分かるような、のぼり旗やロールアップバナーを検討してみてください。
「ロゴを大きく見せるアイテム・雰囲気を伝える背景アイテム・座った後に印象を残す補助アイテム」の3カテゴリーに分けると予算を掛けるべき部分が見つけやすくなります。
必要に応じて、社員紹介POPやフォトスポット、「10秒で分かる会社の魅力」が伝わるようなパネルも候補に入れましょう。
手作りで対応できる部分とプロに任せる部分はすみわけをして、どちらもうまく取り入れるようにしてください。
予算が少なくても、全てを手作りにしてしまうとチープ感が出てしまいますし、全てを業者に依頼すると費用が高くなりすぎるので、注意が必要です。
来場者の動線を意識して見せ方を見直す
来場者の動線を意識してレイアウトを再確認しましょう。机を正面に置いて間口をふさぐレイアウトは避け、入口は広く開けるようにしましょう。入口を広くすることで、解放感が出て、学生も入りやすい雰囲気になります。
当日窓口になる社員は奥に入らず、通路側に立ち、声かけができるような体制にすると良いですよ。
入口から内部までの誘導線が見えるように、装飾物の位置を調整しましょう。
合わせて、アンケートやフォトスポットなど会話のきっかけになるような仕掛けを用意するとフランクで親しみやすい雰囲気を演出できます。
配布資料の印刷部数を確定する
呼び込みたい学生の人数を照らし合わせた上で配布資料の印刷部数を確定するようにしましょう。ただし、目標部数きっちりの枚数を制作するのではなく、余裕を持って準備するようにしてくださいね。
上記でもご紹介してきた通り、配布資料は、営業用の企業案内ではなく、学生向けに設計された採用パンフレットかどうかも見直してください。
合同説明会後に読み返してもらうのを前提に、記憶を呼び起せる構成にしておくと、その後の採用フローに役に立つ配布資料になります。
ブース装飾や採用LPと世界観を揃え、思い出しやすい仕様にすると良いですよ。
担当者同士で説明内容をすり合わせる
あらかじめ決めておいた「学生ターゲットや合同説明会の軸、何を一番に伝えたいか」を統一させたうえで、会社説明会の内容を細かくすり合わせるようにしましょう。
合同説明会では、企業として話すだけでなく、担当者個人の言葉で人柄や価値観が伝わるようにしてください。
ブースの見た目と話す内容がずれないように、世界観の一貫性を持たせる内容を組み立てましょう。
説明の内容を決めていく中で、学生が魅力に感じる表現かどうかもすり合わせを進めておいてください。
告知用のSNS・メール配信を準備する
Z世代は、SNSで企業情報を集める傾向があるため、事前告知の接点としてSNS・メール配信をしましょう。
投稿内容は、「会社の雰囲気が伝わるもの・仕事内容が見えるもの・説明会参加を促すもの」に分けて目的を明確にした投稿を配信するようにしてください。
ハッシュタグや予約導線を整え、見た人がそのまま行動しやすい形になるように工夫しましょう。
メール配信もSNSと同様に開催案内だけでなく「参加メリット」が一目で伝わる内容にまとめてください。
搬入物・持ち物リストを作成する
当日の搬入物や持ち物リストを作成しましょう。
ブース装飾で使用する設置アイテムまで細かくリストアップすると、準備漏れがなくなります。
テーブルクロス、タペストリー、バナーなどの大きな装飾アイテムについては、当日忘れることは少ないと思いますが、設置に必要なアイテムはついつい忘れがちに。
例えば、ガムテープやピン、けがをしないようにする軍手なども忘れずにリストに入れるようにしましょう。
また、会場規定が細かく設定してある場合は、当日参加する社員全員に説明しておくようにしてください。特に、安全面に関わることは、忘れずに共有するようにしましょう。
開催1週間前にやることチェックリスト
最後は、合同説明会開催1週間前にやることについて、6つの項目別にさらに詳しく解説していきます。
担当者トレーニングを行う
担当者の笑顔・話し方・距離感は学生に大きな印象を与えます。担当者トレーニングでは、学生が親近感を持ちやすいような雰囲気作りの指導を徹底しておこなうようにしましょう。
ビジネス時においては、会社のスペックを伝えることが重要になる場面も多いですよね。ここまで何度もお伝えしてきましたが、大切なことなのでもう一度。
学生向けの合同説明会では、「学生が安心して話を聞けるような雰囲気づくり、どんなことをしている会社なのか、働いている社員のイメージが伝わるような内容」を徹底して伝えるようにしてください。
当日の運営フローを最終確認する
設営開始から呼び込み、説明、資料配布、片付けまで順番に整理しておきましょう。
また、レイアウトについても、入口をふさがない仕様になっているか、学生が座りやすい動線かを最終確認してください。
社員が奥に座り込むのではなく、通路側で自然に案内できる配置かを確認するようにしましょう。
誰が声を掛けるのか、誰が説明するのか、配布物の配布・整理・補充は誰がおこなうのかまで決めておきましょう。
当日は学生の流れに合わせて臨機応変に対応ができるように、人数の増減があった時のスタッフ配置まで共有し、全員が柔軟な動きができるような準備をしてください。
学生向けのリマインド告知を行う
合同説明会の直前は、会社の雰囲気が伝わる告知を優先し、学生の興味を引くようなリマインド告知を心がけましょう。
直前の投稿では、「どんな話が聞けるのか・どんな人に会えるのか」を明確にすると◎。仕事内容のみならず、社員の人柄や現場のリアルが伝わる内容を用意しましょう。
例として、「説明会告知・内定者の声・社員の1日密着」など、行動に繋がりやすいテーマを選ぶと、学生の興味を引き出しやすくなります。
合同説明会への参加を促す、最後の一押しとなるような投稿をしましょう。
配布物・ノベルティ・装飾品を最終チェックする
パンフレットやチラシは数だけでなく、中身や訴求内容まで細かく見直しておくようにしましょう。
特に数字に関して、間違いがないか念入りにチェックしてください。
ノベルティは配ること自体が目的にならないよう、記憶に残る使い方を配布時に提案すると効果的です。
配布物と装飾の世界観が揃っているかを見直し、ブース全体の統一感を整えるようにしましょう。
ARやQRを添付する場合、実際に読み取りができるか、サイトまで誘導されるかまで忘れずにチェックしてください。
納品物の不足や不備がないか確認する
装飾アイテム・パンフレット・ノベルティなどの納品物が届いたら、その日のうちに部品や付属品まで含めて全て揃っているか、不備や不良品がないかを確認するようにしてください。
誤字脱字やデザインの最終確認漏れがないか、印刷物も含めて見直しましょう。
設営手順や組み立て方法を確認しておく
設営手順や、ブース装飾アイテムの組み立て方法や当日になって困らないように、シミュレーションと練習をしておきましょう。
組み立て動画や説明資料がある場合は、担当者全員が確認しておき、トラブル時、どなたが組み立ての担当になっても良いように準備をしておきましょう。
装飾のバランス、入りやすさ動線の確保まで念入りにチェックしてくださいね。
まとめ｜開催1か月前から逆算して合同説明会を準備しよう
合同説明会の準備は、直前対応ではなく、逆算で進めることが重要です。
デザイン決定には修正期間を含めて時間がかかるため、早めの着手が必要です。
制作・納品後にも、到着確認、不足チェック、組み立て練習、設置確認の工程があります。当日は設営をして終わりではなく、導線・見栄え・入りやすさの最終調整まで怠らないようにしてください。
合同説明会の準備は、意外とやることが盛り沢山なので、1か月前から段階的に準備を進めることで見た目と運営の両面を整えやすくなります。
ぜひ、完璧な合同説明会ブースで学生の興味を引きつけましょう！
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
