合同説明会のブース装飾で何を準備する？稟議に使える比較表と予算別プランを解説
目次
目次
- 合同説明会のブース装飾で担当者が悩みやすいこと
- 合同説明会のブース装飾で準備すべきもの一覧
- 稟議に使える比較表の作り方
- 予算別で考える合同説明会のブース装飾プラン
- 課題別で考えるおすすめのブース装飾
- 合同説明会のブース装飾を進める流れ
- 短納期でブース装飾を進めたいときの考え方
- 資料請求や稟議用資料を活用するメリット
- 合同説明会のブース装飾でよくある質問
- まとめ
合同説明会のブース装飾で担当者が悩みやすいこと
初めて合同説明会に出展する企業の担当者は、装飾そのものはもちろん、ブース装飾の稟議を通すための説明資料作成や、予算の掛け方など複数の面で悩みの壁に当たることが多いです。準備段階の最初のステップから何をすれば良いか分からないという方も少なくありません。
特に、合同説明会に出展をする企業の担当者は、次のようなお悩みを抱えやすいです。
- 合同説明会のブース装飾で何を準備すればよいか分からない
- ブース装飾にどこまで予算をかけるべきか判断できない
- 社内で稟議を通すための説明材料が足りない
- 他社のブースと比べて見劣りしないか不安
- 初めての出展で進め方が分からない
合同説明会のブース装飾で準備すべきもの一覧
合同説明会のブース装飾は、やみくもに選ぶのではなく、役割ごとに整理すると考えやすくなります。出展ブースの広さにもよりますが、大きく分けると、準備すべきものは次の3つです。
遠くから見つけてもらうための装飾
まず必要なのは、会場の中で自社ブースに気づいてもらうための装飾です。 合同説明会では、学生は通路を歩きながら目に入った情報でブースを判断することが多いため、遠目でも分かる視認性が重要です。 代表的なものとしては、以下が挙げられます。- タペストリー
- Xバナー
- ロールアップバナー
- 背面パネル
- 高さのある看板類
着席後に企業理解を深めてもらうための装飾
次に必要なのは、学生がブース近くに来た時に、自社の情報を分かりやすく伝えるための装飾アイテムです。いくら自社ブースを見つけてもらえても、企業の特徴が伝わらなければ、印象に残りにくくなります。 テーブル・椅子回りの装飾アイテムは、次のようなものがあります。- テーブルクロス
- 卓上サイン
- イスカバー
- 配布資料
- パネルや説明ボード
当日の運営をスムーズにするための準備
ブース装飾だけでなく、当日のイベント運営を支える準備も必要です。 設営方法や配布物の部数、スタッフ動線などを事前に整理しておくことで、当日の混乱やトラブルを防ぎやすくなります。 準備しておきたいものは次の通りです。- 設営マニュアル
- 搬入出の確認資料
- スタッフ用の持ち物リスト
「必須」と「あると強いもの」を分けて考える
合同説明会のブース装飾では、最初からすべて揃える必要はありません。 まずは、必須の装飾とあると効果が高まる装飾を分けて考えることが大切です。 必須なのは、社名やメッセージが伝わり、最低限の見やすさがある状態です。 その上で、企業理解を深める装飾やブランド感を高める装飾を追加していくと、稟議を回す際に説明しやすくなります。稟議に使える比較表の作り方
合同説明会のブース装飾で意外と時間がかかるのが、社内説明です。
「なぜ必要なのか」「なぜこの予算なのか」を整理できていないと、稟議が進みにくくなります。
そこで役立つのが、比較表です。
比較表で整理したい項目
稟議用に使うなら、次の項目を入れておくと分かりやすくなります。- プラン名
- 想定予算
- 主な装飾内容
- 期待できる効果
- 社内説明しやすいポイント
- 装飾アイテムを依頼してから納品までの日数（スケジュール）
- 自社で準備するロゴやデザインについて
比較表は「1案だけ」より「複数案」がよい
1つの案だけを出すと、高いのか安いのか、どこまでが必要なのかが伝わりにくくなります。 そのため、最低限プラン・標準プラン・強化プランのように、2～3案を並べた方が判断しやすくなります。 たとえば、次のような考え方です。| プラン | 特徴 | 向いているケース |
| 最低限プラン | 必須の装飾を中心に構成 | 初めての出展、小規模ブース |
| 標準プラン | 視認性と説明力のバランスがよい | 多くの企業におすすめ |
| 強化プラン | 空間全体の印象まで整える | 競合が多いイベント、採用強化時 |
稟議では「商品名」より「目的」で説明する
比較表を作るときは、「Xバナー」「テーブルクロス」などの名称だけを並べるより、 何のために必要なのかを一緒に書いた方が通りやすくなります。 たとえば、 「Xバナー」ではなく 「遠くからブースを見つけてもらいやすくするための装飾」 といった形で説明すると、必要性が伝わりやすくなります。予算別で考える合同説明会のブース装飾プラン
合同説明会のブース装飾は、予算ごとに考えると整理しやすくなります。
ここでは、予算別の考え方を3つに分けて詳しくご紹介します。
低予算プラン｜まずは最低限の見やすさを整えたい場合
低予算プランでは、まず何も装飾がない状態を避けることを目的にします。 社名や採用メッセージが見える状態をつくり、最低限の視認性を確保することが大切です。 このプランは、次のような企業に向いています。- 初めて合同説明会に出展する
- 小規模ブースでの出展が多い
- まずは必要最低限で始めたい
標準プラン｜見つけやすさと伝わりやすさを両立したい場合
標準プランは、最もバランスがよい考え方です。 遠くから見つけてもらう装飾と、座った後に理解を深めてもらう装飾を組み合わせることで、失敗しにくい構成になります。基本的に、標準プランの装飾があれば、合同説明会のブースとして、十分な仕上がりが期待できますよ。 このプランは、次のような場合に向いています。- どのプランがよいか迷っている
- 他社と比べて見劣りしにくい状態にしたい
- 複数回の出展を見据えて整えたい
強化プラン｜ブース全体の印象をしっかり作りたい場合
強化プランは、単なる装飾ではなく、空間全体の印象づくりを重視する考え方です。 競合が多い合同説明会や、採用ブランドの印象を強めたい場合に向いています。 このプランは、次のような企業に合います。- 毎年合同説明会に力を入れている
- 採用広報全体の見せ方を強化したい
- 他社と比較されやすい会場に出展する
- 写真映えや統一感も意識したい
予算別に考えると稟議を進めやすい
予算別の比較があると、 「最低限ならここまで」 「もう少し追加するとここが良くなる」 という説明がしやすくなります。 そのため、社内で判断してもらうためにも、予算別プランはとても有効です。 デザイン費や単品商品を追加する際の費用も合せて確認しておくようにしましょう。課題別で考えるおすすめのブース装飾
合同説明会のブース装飾は、予算だけでなく、自社が持つ課題や、合同説明会に出展して期待する効果などから考えるのもおすすめです。
5つの項目に分けてご紹介していきます。
ブースが見つけてもらえない場合
用意されたブースが狭い場合や通路からブースまでに距離がある場合は、遠くからでも見える、高さと存在感がある装飾を優先するのが効果的です。 社名や、特徴をキャッチーにまとめた文言を大々的に記載した装飾アイテムを掲げることで、離れた場所からでも一目で分かり、通り過ぎられにくくなります。 【おすすめアイテム】- タペストリー
- Xバナー
- ロールアップバナー
- 背面パネル
- 高さのある看板類
着席率を上げたい場合
着席率を上げたいなら、情報量を増やすより、何を伝えるかを絞ることが重要です。 学生が短時間で理解できるように、メッセージ、写真、色使いを整理する必要があります。 この場合は、どんな装飾アイテムを使うかよりも、アイテムのデザインやキャッチフレーズをしっかりと作り込みましょう。会社の魅力が伝わりにくい場合
事業内容だけでは差が出にくい場合、働く人の雰囲気や社風が伝わる要素を加えると、印象が残りやすくなります。 日常の様子が分かる写真や社風を体現したような装飾デザインを使用することで企業理解を後押しできます。 例えば、元気で明るい社風の場合、使用するカラーを明るめのオレンジや黄色を基調にしてみたり、フォトブースを設置してみるなど、工夫を凝らしながら、社風を体現してみましょう。初めての出展で何を選べばよいか分からない場合
この場合は、単品ごとに悩むより、セットやプランで考えた方が早く進みます。 必須の装飾から整理し、そこに必要なものを足していく流れが分かりやすいです。 単品の装飾アイテムをいくつか用意するより、自社に合ったセットプランを用意すると手間も省けますし、装飾アイテムを選ばなくても良いためスムーズに進めることができます。 詳しいセットプランの紹介については、コチラのページをご覧ください！稟議を通しやすくしたい場合
課題と解決策を1対1で整理すると、社内説明がしやすくなります。 合同説明会では、ブース装飾に頼らずとも、社員による企業説明やパンフレットの配布で十分と思っていらっしゃる方も多くいらっしゃいます。 実態を掴めていない方に稟議を回す場合、 「見つけてもらえないから視認性を上げる装飾が必要」 「会社の魅力が伝わりにくいから情報整理が必要」 という形で訴求していくと、ブース装飾の必要性が分かってもらいやすくなります。合同説明会のブース装飾を進める流れ
合同説明会のブース装飾準備は、どのような順番で進めていくのか決めてから動くようにしましょう。
段取りを細かく決めておくこと、必要なアイテムの精査、ターゲットの絞り込みをいかに細かく設定するかが重要です。
6つのステップに分けて詳しく見ていきましょう。
1. 出展条件を確認する
合同説明会への出展が決まったら、開催日、会場場所情報、ブースサイズ、搬入条件、予算感を整理します。これらの情報に関しては、最低限のベースとなるため、出展が決まったら、できるだけ早くまとめるようにしましょう。 ここが曖昧なままだと、その後の見積やデザインも進めにくくなります。 特に、装飾アイテムに制限がある場合は、その後のアイテム発注に関わるため、見落とさないように注意が必要です。2. 何を重視するか決める
認知を広げたいのか、着席率を上げたいのか、企業理解を深めたいのかなど、合同説明会に出展する理由と、どこに注力をするのか方向性を整理します。 出展の目的と期待することによっても重視すべきポイントが変わってくるため、重視するポイントは早めに絞っておきましょう。 合わせて、どんな学生に来てほしいのか、ターゲットも設定しておくのがお勧めです。3. 複数案で比較する
いきなり1案に絞るのではなく、最低限・標準・強化のように複数案で比較します。 この段階で比較表を作っておくと、後の稟議が進めやすくなります。4. デザインや見せ方を固める
誰に来てほしいのか、何を一番伝えたいのか整理したものをベースにして、ブースデザインに落とし込みます。 色や写真、キャッチコピーの見せ方もこの段階で考えます。5. 社内確認と稟議を進める
比較表と目的をセットで共有し、社内確認を進めます。 単に「必要です」と伝えるより、判断しやすい具体的な数字など材料を揃えることが重要です。6. 制作と当日準備を進める
内容が決まったら制作に入り、配布物や設営方法など当日の準備も並行して進めます。 直前で慌てないよう、設営手順や持ち物をリスト化して整理しておくと安心です。短納期でブース装飾を進めたいときの考え方
合同説明会の準備は、会場調整や社内確認に時間がかかり、装飾の相談が遅れがちです。
そのため、短納期で進めたいケースも珍しくありません。
このとき大切なのは、まず次の情報を整理することです。
- 出展日
- 希望納期
- ブースサイズ
- 必要な装飾内容
- 使用したいロゴや写真の有無
資料請求や稟議用資料を活用するメリット
合同説明会のブース装飾を社内で検討するとき、口頭だけで説明するのは意外と難しいものです。そこで役立つのが、比較表付きの資料や事例資料です。
- 社内説明がしやすくなる
- 完成イメージを共有しやすい
- 稟議書の補足資料として使いやすい
合同説明会のブース装飾でよくある質問
ここからは、合同説明会ブース装飾について、よくある質問をまとめていきます。 Q.合同説明会のブース装飾は初めてでも相談できますか？ A.初めてでも問題ありません。 むしろ、初回は何を準備すべきか整理するところから始めるケースが多いため、全体像を相談しながら決めるのが一般的です。 Q.小規模ブースでも装飾した方がよいですか？ A.小規模ブースでも、最低限の視認性はあった方がよいです。 面積が小さいからこそ、何をどう見せるかで印象差が出やすくなります。 Q.写真やロゴを使ったブース装飾はできますか？ A.可能です。 会社の雰囲気や働く人の印象を伝えたい場合は、写真の活用も有効です。まとめ
合同説明会のブース装飾で大切なのは、派手さではなく、必要な準備を整理して、自社に合った形で選ぶことです。
まずは、見つけてもらうための装飾、理解を深めてもらうための装飾、当日運営のための準備に分けて考えると、全体像を整理しやすくなります。
また、社内で稟議を進めるには、感覚だけではなく、比較表で見える化することが大切です。
最低限プラン、標準プラン、強化プランのように整理しておくと、予算や必要性を説明しやすくなります。
初めての担当でも、全体像を整理し、課題と予算に合わせて優先順位をつければ、合同説明会のブース装飾は進めやすくなります。
社内稟議に困ったときは、ぜひ、この記事を参考にしてみてください。
合同説明会ブース装飾で気になることは、お気軽にお問い合わせください！
